Eindrapportage en verantwoording
Na afloop van een gesubsidieerd project sluit je het formeel af met een eindrapportage en een financiële eindafrekening. Dit is geen formaliteit: de definitieve subsidievaststelling - en daarmee de uitbetaling van de laatste tranche - hangt af van de goedkeuring van deze rapportage.
Wat staat er in een eindrapportage?
Hoewel de exacte eisen per financier verschillen, bevat een eindrapportage doorgaans de volgende onderdelen:
- Inhoudelijk verslag: wat is onderzocht, welke methoden zijn gebruikt, welke resultaten zijn behaald?
- Overzicht van producten en output: publicaties, rapporten, presentaties, tools en datasets
- Financieel eindverslag: onderbouwd overzicht van gemaakte kosten, gerelateerd aan de begroting
- Bewijs van cofinanciering of eigen bijdrage door consortiumpartners (verplicht bij SIA-regelingen)
- Onderbouwing hoe data FAIR beschikbaar zijn gesteld (verplicht bij ZonMw en NWO)
Accountantsverklaring
Bij grotere subsidies is een accountantsverklaring verplicht. Bij ZonMw geldt dit voor subsidies boven 125.000 euro. Bij NWO en SIA is dit afhankelijk van het subsidiebedrag en de specifieke regeling zoals standaard vermeld in de toekenningsbrief.
Voor de eindverantwoording schakelt de ontvangende instelling zelf een externe accountant in. Die controleert of de verantwoorde kosten overeenstemmen met de goedgekeurde begroting en of aan alle subsidievoorwaarden is voldaan. De accountantsverklaring wordt als verplichte bijlage meegestuurd met de eindrapportage aan de subsidieverstrekker.
Tussentijdse rapportage
De meeste financiers vragen ook om tussentijdse voortgangsverslagen, doorgaans halverwege de looptijd van het project. ZonMw attendeert de subsidieontvanger hier twee maanden van tevoren op. Belangrijke wijzigingen in het project, bijvoorbeeld in planning, budget, consortium of personeel, moeten altijd vooraf worden gemeld en goedgekeurd.
Open access publiceren
Een terugkerende verplichting bij publieke financiers is open access publiceren. ZonMw eist dat alle resultaten open access worden gepubliceerd en gedeponeerd in het European PMC-repository. NWO stelt soortgelijke eisen. Houd hier bij het schrijven van de aanvraag rekening mee in de begroting: open access publiceren brengt soms kosten met zich mee in de vorm van article processing charges.
Praktische tips
Begin vroeg met het verzamelen van bewijsstukken en bewaar facturen, urenstaten en samenwerkingsovereenkomsten gedurende het gehele project. Noteer tussentijds alle output zoals publicaties, presentaties en mediaoptredens. Zorg dat de projectleider, de bestuurlijk verantwoordelijke en de financieel verantwoordelijke allen tekenen voor de eindrapportage.